TERMO DE REFERÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DE ASSISTENTE ADMINISTRATIVO E LOGÍSTICA
| 1. INFORMAÇÃO GERAL | |
| Posição: | Assistente Administrativo e logísticos |
| Local de trabalho: | Gaza |
| Data Previsto de Inicio: | 10 de Abril de 2026 |
| Duração | 3 meses |
| Supervisores: | Oficial de Administração e Finanças |
| 2. CONTEXTUALIZAÇÃO | |
| A ASMOG, é uma associação sem fins lucrativos de base comunitária, sedeada na ilha do Ibo, província de Cabo Delgado, cuja natureza e princípio é o Fortalecimento da Co- existência Sustentável entre as Comunidades e a Natureza, através da promoção do desenvolvimento sustentável, empoderamento socioeconómico das comunidades, boas praticas para o uso sustentável dos recursos naturais, proteção da biodiversidade, salvaguardas sociais, acesso inclusivo ao ensino, aprendizagem, inovação e educação ambiental, resiliência climática, coesão social e ação solidária. No âmbito da implementação do projeto, resposta integrada as cheias e conflitos armados nas provincia de Gaza e Cabo Delgado, em Moçambique, implementado em parceria com a Organização Internacional para as Migrações (IOM), através do programa Rapid Response Fund (RRF), a ASMOG pretende contratar para o seu pessoal, para ocupar a vaga de Assistente Administrativo e logístico, baseada na Província de Gaza, que irá prestar apoio administrativo e logístico às atividades do projecto, assegurando a boa organização documental, apoio às operações no terreno e a comunicação administrativa com a equipa de gestão do projecto. A Assistente Administrativa trabalhará em estreita coordenação com a equipa do projecto e dará suporte às atividades administrativas necessárias para a implementação eficiente das intervenções planeadas. | |
| 3. OJECTIVOS/RESPONSABILIDADES E RESULTADOS ESPERADO | |
| O objetivo da posição de Assistente Administrativo e logístico é garantir o apoio administrativo, logístico e documental necessário para a implementação eficiente do projeto . A Assistente Administrativa será responsável por assegurar que todos os processos administrativos relacionados com as atividades do projeto sejam devidamente organizados, documentados e executados em conformidade com os procedimentos internos da ASMOG e com os requisitos dos parceiros e doadores. A posição terá também como objetivo apoiar a coordenação entre a equipa baseada no terreno em Gaza e a equipa de gestão administrativa e financeira baseada em Cabo Delgado, garantindo o fluxo adequado de informação, documentação e comunicação entre as partes envolvidas na implementação do projeto. Responsabilidades Assistente Administrativa terá as seguintes responsabilidades: Apoio administrativo: • Assegurar o apoio administrativo diário às atividades do projeto implementado na Província de Gaza; • Preparar e organizar correspondência, relatórios administrativos e outros documentos necessários para o funcionamento do projeto; • Garantir a correta organização e arquivo físico e digital de toda a documentação administrativa e financeira do projeto. Gestão documental: • Assegurar o registo, organização e arquivo de documentos de suporte, incluindo faturas, recibos, listas de presença, requisições, contratos e outros documentos administrativos; • Garantir que todos os documentos estejam completos, devidamente assinados e organizados de acordo com os procedimentos da organização e requisitos do doador; • Apoiar na preparação de documentação necessária para relatórios financeiros e auditorias. |
| Apoio logístico: • Apoiar na organização logística de reuniões, formações, workshops e outras atividades do projeto; • Coordenar a preparação de materiais, listas de presença, convites e outros elementos necessários para a realização das atividades; Apoio à gestão financeira administrativa: • Apoiar na preparação de requisições de pagamento e pedidos de adiantamentos fundos relacionados com as atividades do projeto; • Assegurar a recolha e organização de documentos financeiros de suporte necessários para a prestação de contas; • Colaborar com o departamento de administração e finanças na verificação e envio de documentos financeiros. Coordenação e comunicação • Manter comunicação regular com a equipa de administração e finanças baseada em Cabo Delgado; • Garantir o envio atempado de documentação e informação necessária para o acompanhamento administrativo e financeiro do projeto; • Apoiar a equipa do projeto na coordenação de tarefas administrativas e operacionais. Gestão de inventário • Apoiar no controlo e atualização do inventário de bens e equipamentos do projeto; • Assegurar que os bens adquiridos no âmbito do projeto estejam devidamente registados e identificados. Outras tarefas • Desempenhar outras tarefas administrativas e de apoio que venham a ser solicitadas pela supervisão no âmbito da implementação do projeto. |
| 4. REQUISITOS/QUALIFICAÇÕES/HABILIDADES |
| Formação Académica • Nivel médio em Administração, Gestão, Contabilidade, Finanças, Gestão de Empresas ou área relevante relacionada; • Formação complementar em gestão de projetos ou logística será considerada uma vantagem. Experiência Profissional • Experiência profissional mínima de 3 anos em funções administrativas, preferencialmente em organizações não governamentais (ONGs) ou projetos financiados por doadores; • Experiência comprovada em gestão administrativa de projetos, incluindo organização de documentação administrativa e financeira; • Experiência em apoio logístico a atividades de projetos, tais como reuniões, formações, workshops ou eventos comunitários; • Experiência na organização e arquivo de documentação administrativa e financeira, incluindo faturas, recibos, contratos e relatórios; Conhecimentos Técnicos • Bons conhecimentos de procedimentos administrativos e gestão documental; • Conhecimento básico de processos financeiros e prestação de contas em projetos; • Domínio de ferramentas informáticas na ótica do utilizador, incluindo: o Microsoft Word o Microsoft Excel o Correio eletrónico e gestão de arquivos digitais; • Capacidade de preparar documentos administrativos, relatórios simples e correspondência institucional. Habilidades e Competências |
| • Forte capacidade de organização e gestão de documentos; • Capacidade de priorizar tarefas e cumprir prazos; • Boa capacidade de comunicação escrita e verbal; • Capacidade de trabalhar de forma autónoma e sob supervisão mínima; • Capacidade de trabalhar em equipa e colaborar com diferentes departamentos da organização; • Elevado sentido de responsabilidade, confidencialidade e ética profissional; • Capacidade de trabalhar sob pressão e gerir múltiplas tarefas simultaneamente; • Boa capacidade de resolução de problemas administrativos no dia a dia. Outros Requisitos • Deve residir em Xai-Xai, Província de Gaza; • Capacidade de manter comunicação regular com a equipa de gestão baseada em Cabo Delgado; • Compromisso com os valores, missão e princípios da organização; • Possuir carta de condução; • Sensibilidade para trabalhar com comunidades afetadas por desastres naturais e situações de vulnerabilidade. |
| 5. BENEFICIOS |
| • Integração a uma equipe profissional jovem, dinâmica, criativa e altamente comprometida com a conservação da biodiversidade e desenvolvimento sustentável das comunidades; • Exposição as iniciativas a oportunidades profissionais, incluindo as iniciativas no escopo de trabalho da ASMOG; • Participação em formações, treinamento internos e organizados pelos parceiros da organização; • Meios, recursos o condições de trabalho para o exercício das funções; |
| 6. APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURAS |
| Os candidatos interessados deverão submeter as suas candidaturas preenchendo o formulário disponível neste link https://forms.gle/2eQxzRFbL1hRVArm6 preenchendo todos os campos e submissão dos documentos solicitados ate ao dia 06 de Abril de 2026. |
| 7. NOTAS/RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES |
| • A ASMOG reserva o direito de contactar os candidatos pré-selecionados para a entrevista; • A ASMOG Reserva-se ao direito de encerrar as candidaturas assim que os potenciais candidatos forem destacados; • A ASMOG reserva o direito de aplicar a política de igualdade de oportunidades e não discriminação com base na raça, género, religião ou orientação sexual ou orientação política; • A vaga esta sujeita a disponibilidade orçamental para a implementação das atividades, ainda por ser confirmada pelo doador. • Na ASMOG as vagas não se pagam! Os recrutamentos são conduzidos observando estritamente os princípios de ética, integridade e transparência, desta forma recomenda-se e encoraja-se vivamente a denúncia imediata de quaisquer atos contrários através do email etica@asmog.org .
Encoraja-se a candidatura de jovens de sexo feminino |