Tipo de contrato de trabalho:
Funcionário de prazo fixo (prazo determinado)
Descrição da vaga:
Requisitos de negócios
- Desenvolver uma estratégia funcional alinhada à estratégia da GSCM e às prioridades da RO, em coordenação com as estratégias de outros departamentos e da NO.
- Revisar e finalizar os Planos de Negócios Anuais
- Interagir proativamente com fornecedores, parceiros, autoridades locais, outras ONGs, grupos de interesse e partes interessadas para garantir uma boa coordenação e o compartilhamento adequado de informações, abordar preocupações/problemas comuns e buscar soluções.
Planejamento
Representar a função de SCM no processo de Planejamento Estratégico e Planejamento Anual de Negócios.
- Representar a função de Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM) no planejamento de projetos e participar de reuniões de Gestão de Ativos Globais (GAM), bem como de reuniões entre parceiros e subconcedentes, garantindo que a SCM seja envolvida desde o início para permitir contribuições profissionais durante a fase de planejamento.
- Elabore diretrizes de planejamento de compras alinhadas com as Diretrizes Globais e o Calendário de Planejamento e compartilhe-as com todas as partes interessadas.
- Revisar o planejamento de compras e preparar o Plano Anual Consolidado de Compras para apresentar à Gerência de NO e RSCM e desenvolver a Estratégia de Fornecimento.
- Garantir que os Planos Anuais de Compras sejam revisados trimestralmente com as áreas de Finanças e Operações, e que os Planos de Fornecimento sejam atualizados de acordo.
Fornecimento estratégico
- Determine os requisitos para a Categoria, o Mercado e o Fornecedor Atual com base na Análise de Gastos e nos Planos Anuais de Compras.
- Executar a estratégia de fornecimento revisada e aprovada.
- Desenvolver o processo de Avaliação de Mercado e Pré-Qualificação de Fornecedores com base nas políticas e processos globais.
- Desenvolver a estrutura para gerenciar o processo de RFQ/RFP, incluindo linhas de base e metodologias de pesquisa de preços.
- Liderar as negociações para as categorias de alto gasto e desenvolver as estratégias de negociação e os processos de contratação para as demais categorias.
- Analisar os documentos submetidos pelo Comitê de Compras para garantir sua abrangência, permitindo um processo de tomada de decisão bem fundamentado.
- Assegurar que o processo de Fornecimento Estratégico e os controles relacionados estejam incluídos nas Ferramentas de Avaliação de Parceiros/Subconcedentes para fins de avaliação.
Gestão de Contratos e Relacionamento com Fornecedores
- Verificar (através do departamento jurídico local) e finalizar os contratos padrão globais para uso NÃO.
- Elaborar e revisar contratos com fornecedores para as categorias em que o formato padrão global de contrato não se aplica, e analisar as alterações recomendadas pelos fornecedores.
- Garantir que os Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) estejam incorporados e sejam gerenciados em todos os contratos de fornecimento estratégico.
- Resolver problemas relacionados a contratos e aprimorar os termos e condições nos contratos e no processo de contratação.
- Desenvolver o processo de integração de fornecedores e a estrutura de gestão do relacionamento com fornecedores, incluindo as diretrizes de comunicação e o plano de melhoria contínua de fornecedores.
Execução de Aquisições
- Garantir que todos os pedidos de compra órfãos que aguardam atribuição sejam encaminhados à equipe apropriada e tratados em tempo hábil.
- Respeitar as políticas e diretrizes de compras nas decisões de adjudicação de fornecedores, dentro do limite aplicável, e garantir que haja um mecanismo de revisão periódica das decisões de adjudicação de fornecedores por parte dos compradores.
- Assegurar que todas as lacunas relacionadas à execução do processo de aquisição (processo, utilização do sistema, disputas, etc.) sejam identificadas e corrigidas/resolvidas em tempo hábil.
Gestão, análise e elaboração de relatórios de dados
- Desenvolver, monitorar e avaliar métricas de compras, incluindo áreas como análise de gastos, processo de compra ao pagamento, eficiência operacional e desempenho de fornecedores, para impulsionar o desenvolvimento e a implementação da estratégia de compras.
- Desenvolver e comunicar o painel de KPIs da cadeia de suprimentos para a gerência.
- Realizar reuniões regulares com a equipe sobre os KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) para identificar áreas de melhoria.
- Acompanhar o progresso dos projetos de fornecimento e elaborar relatórios de status para a gerência.
- Garantir que o processo de gestão de dados mestres seja baseado em diretrizes globais, assegurando sua aceitabilidade e integridade.
Processo, procedimento e política
- Compreender, interpretar e analisar as políticas, processos e diretrizes globais para uma melhor adoção ao nível das Nações Unidas e gerir o processo de aprovação de exceções.
- Liderar o plano de implementação de políticas, processos e diretrizes, definindo funções, responsabilidades e responsáveis por cada etapa do processo de SCM (Gestão da Cadeia de Suprimentos).
- Garantir que sejam feitas revisões regulares das políticas, processos e diretrizes de compras (Source to Pay (S2P), logística, armazenagem) para assegurar sua eficácia e aplicabilidade, e aconselhar as equipes regionais e globais de SCM sobre possíveis mudanças e/ou melhorias.
- Aconselhar os escritórios nacionais sobre a aquisição e utilização de operadores logísticos terceirizados (3PLs) e de quarta geração (4PLs), bem como sobre a aplicação dos INCOTERMS.
- Garantir a adesão às Políticas, Procedimentos e Documentação da Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM) para assegurar a conformidade com os regulamentos da WVI e dos doadores por parte dos Parceiros Implementadores/Subconcedentes, que estão sendo avaliados na fase de Avaliação de Parceiros/Subconcedentes e incluídos nos planos de desenvolvimento de capacidades.
Desenvolvimento e implementação de sistemas
- Manter os procedimentos e colocá-los em funcionamento.
- Planejar e executar testes e implementação de sistemas de grande porte.
- Garantir que os bancos de dados atendam aos requisitos do usuário.
- Interagir com programadores, pessoal de aplicações/operações, gerentes de projetos de TI e outros funcionários técnicos.
Controle e Conformidade
- Avalie a criticidade dos riscos identificados relacionados à Gestão da Cadeia de Suprimentos e Compras e represente-os graficamente na Pirâmide de Riscos.
- Desenvolver planos de mitigação de riscos e incorporá-los aos processos, procedimentos operacionais padrão (POPs) e diretrizes de implementação, além de avaliar regularmente as medidas de controle.
- Monitorar a adesão às medidas de controle e a conformidade com as políticas e diretrizes da cadeia de suprimentos da WV.
- Coordenação com as autoridades reguladoras para melhor compreensão dos requisitos e orientação da Unidade de Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM) para o cumprimento e monitoramento da implementação.
- Investigar casos relatados de violação de controles, fraudes, não conformidade, apropriação indevida de fundos e ativos da WV relacionados à SCM e tomar medidas corretivas de acordo com a estrutura de NO estabelecida.
- Realizar análise de causa raiz para as constatações de auditorias externas e internas, preparar a resposta e o plano de implementação e monitorar o processo.
- Assegurar que as políticas, os procedimentos e o sistema de controlo interno da Gestão da Cadeia de Suprimentos sejam suficientemente robustos para salvaguardar os fundos e as autorizações da WV atribuídos aos Parceiros e Subconcedentes no âmbito do acordo de parceria. Quaisquer lacunas devem ser identificadas na fase de Avaliação dos Parceiros/Subconcedentes e incorporadas nos planos de desenvolvimento de capacidades.
Administração
- Coordenar a atualização dos registros de Ativos Fixos nos Pontos de Conta e no escritório nacional, garantindo que sejam atualizados regularmente e conciliados com os documentos de compra, devidamente rastreados e facilitando o inventário anual dos mesmos.
- Garantir que todos os ativos da WVM estejam devidamente registrados e atualizados no REAMS e que a conciliação anual seja concluída e aprovada dentro do prazo.
- Manter o banco de dados de ativos e fornecer atualizações regulares ao FSSD.
- Garantir que todos os ativos da WVM estejam adequadamente segurados, conforme a política global, para minimizar qualquer tipo de risco resultante de incêndio, acidente, perda, inundação etc.
- Supervisionar e garantir a gestão eficiente da frota, monitorando de perto os custos de combustível e manutenção, aprimorando o planejamento de viagens e os processos logísticos e melhorando a coordenação das viagens.
Liderança e Coaching
- Liderar o Departamento de Cadeia de Suprimentos e Administração para garantir que a estratégia "Nossa Promessa" esteja incorporada aos objetivos anuais do Departamento e às suas atividades diárias.
- Gerencie o desempenho dos seus subordinados diretos por meio de avaliações de desempenho, conversas frequentes e outros métodos, conforme apropriado. Seja proativo ao fornecer orientação ou feedback para a melhoria contínua do desempenho.
- Assegure-se de que todos os membros da equipe da Cadeia de Suprimentos compreendam as Políticas, os Processos e os Sistemas de Compras.
- Planejar e coordenar reuniões departamentais para revisar o andamento das tarefas e atualizar a equipe de gestão sênior sobre o progresso das funções dos departamentos.
- Liderar reuniões mensais de revisão para abordar questões/desempenho pendentes em processos de aquisição e apresentar soluções.
Formação e Desenvolvimento de Capacidades
- Coordenar, participar e/ou treinar funcionários da Cadeia de Suprimentos e de outros departamentos da WVI sobre as Políticas, Processos e Sistemas de Compras da WVI.
- São elaboradas avaliações de capacidade e diretrizes de capacitação para parceiros/subconcedentes, aproveitando as melhores práticas regulatórias mais recentes.
- Capacitar a equipe da SCM e outras partes interessadas internas no uso da estrutura para avaliação de capacidade e desenvolvimento de planos de capacitação para parceiros/subconcedentes.
- Garantir que os planos de capacitação sejam implementados, monitorados e que sejam tomadas medidas corretivas para as lacunas/desvios identificados.
Requisitos mínimos de escolaridade , formação e experiência para se qualificar para o cargo:
Formação universitária em Gestão da Cadeia de Suprimentos, Compras, Engenharia ou Administração de Empresas, ou qualificação profissional equivalente (CIPS avançado), é desejável.
É necessário um mínimo de cinco (5) anos de experiência progressivamente responsável em compras, gestão de contratos, administração de contratos e/ou logística, dos quais três (3) anos de experiência diretamente relacionada com compras e/ou contratação em primeira mão.
Pelo menos 5 anos de experiência em gestão de pessoal.
Gestão geral, garantindo que os procedimentos de aquisição estejam em conformidade com os regulamentos da WVI e dos doadores e que todas as solicitações das partes interessadas sejam tratadas de forma oportuna e altamente profissional.
Experiência substancial trabalhando no setor de ONGs internacionais, lidando com múltiplos fundos de doadores e atendendo a diferentes requisitos dos mesmos.
Tipos de candidatos aceitos:
Somente candidatos locais
Candidate-se a esta vaga: https://worldvision.wd1.myworkdayjobs.com/pt-BR/WorldVisionInternational/job/Maputo-City-Mozambique/Supply-Chain-and-Administration-Manager_JR46622?source=LinkedIn