Vaga para Responsável De Suprimentos E Logística

A Plan International está contratando um Diretor de Suprimentos e Logística.

A organização

A Plan International é uma organização humanitária e de desenvolvimento baseada em direitos que trabalha para uma vida melhor para todas as crianças. Somos independentes do governo e não temos afiliação política ou religiosa. Nosso propósito é lutar por um mundo justo que promova os direitos das crianças e a igualdade das meninas. Construímos parcerias poderosas para crianças há mais de 80 anos e agora estamos ativos em mais de 70 países.

Nossa estratégia global tem um foco específico nas meninas, já que elas costumam ser as mais marginalizadas e deixadas para trás. Nos comprometemos com a meta ambiciosa de alcançar 100 milhões de meninas em 5 anos, para garantir que elas possam aprender, liderar, decidir e prosperar. Esta é a nossa contribuição para alcançar os objetivos de desenvolvimento sustentável e, em particular, os objetivos de igualdade de gênero. Nossa organização está se transformando para enfrentar esse enorme desafio em todos os lugares onde trabalhamos. Precisamos de indivíduos ousados, com visão de futuro e inovadores para liderar nossas operações no país, impulsionando mudanças e entregando resultados que nos permitirão atingir nossa meta de 100 milhões de meninas.

A Plan International opera em Moçambique desde 2006 e é uma das organizações líderes no avanço dos direitos da criança e igualdade para meninas e mulheres jovens. A Plan International em Moçambique tem um escritório permanente em Maputo e mantém presença nas províncias de Nampula, Inhambane, Sofala e Cabo Delgado com forte presença a nível distrital, implementando iniciativas humanitárias e de desenvolvimento a longo prazo.

Nosso objetivo é fazer contribuições significativas para que as meninas sejam protegidas contra casamento e gravidez precoce e forçado. A Plan International Moçambique está centrada em quatro eixos programáticos integrados e de apoio mútuo: Educação, Saúde e direitos sexuais e reprodutivos dos adolescentes, Competências e Oportunidades para o Emprego e Protecção dos Jovens.

A posição

O titular do cargo será responsável por organizar a aquisição adequada, oportuna e de qualidade de bens e serviços e o transporte para o programa final/localização do projeto - apoiar as atividades de aquisição e logística do projeto.

Escopo de gerenciamento, linhas de subordinação, relacionamentos-chave

Reporte para: Gerente de Projetos

Reportes diretos: Sem reportes diretos

Relações-chave

Interno : O titular do cargo tem uma estreita relação de trabalho interno com os seguintes departamentos/unidades e/ou funções:

Todos os Programas e Departamentos para atividades relacionadas a compras, Suporte a Solicitação de criação e aprovação de Requisição de Compra no SAP / outro ERP em uso.

Externo : O titular do cargo tem uma estreita relação de trabalho externo com o seguinte:

Fornecedores e alfândega para atividades relacionadas a aquisições, como coleta de cotação, recebimento de mercadorias e pagamento.

Nível de contato com crianças

Baixo contato: Nenhum contato ou frequência muito baixa de interação.

Ambiente físico

A posição é ambiente típico de escritório

Responsabilidades e Principais Atividades

Prestar apoio no desenvolvimento e gestão da implementação eficaz do Plano e das políticas de aquisição dos doadores.
Fornecer apoio e orientação ao projeto sobre questões relacionadas aos procedimentos de aquisição e quaisquer atualizações nos procedimentos são comunicadas e compreendidas pela equipe do programa e contrapartes de aquisição.
Forneça feedback regular ao gerente de projeto sobre o status de suas requisições de compra quinzenalmente.
Apoiar o gerente de linha no fornecimento de relatórios de status de aquisição de todas as compras.
Organizar e priorizar as compras de acordo com os (urgentes, pequenos itens, compras internacionais, serviços, etc) de acordo com os planos de compras.
Manter registros de compras, preços e outros dados importantes para fins de orçamento dos programas.
O acompanhamento de todos os documentos de embarque (conhecimento aéreo, conhecimento de embarque, fatura comercial, certificados de seguro, conhecimento de embarque) está disponível para todas as mercadorias recebidas e despachadas.
Realizar abertura e análise de propostas. Isso envolverá a preparação de resumos de ofertas, análise de propostas e compilação de dados contidos nas propostas para consideração para adjudicação de contratos.
Preparar relatórios, atas e auxiliar na compilação de dados para o reporte mensal.
Produzir documentos de licitação, ou seja, RFQs, RFP e RFI sob a orientação do SC, Gerente de Segurança.
Extrair relatórios periodicamente do SAP e relatar as discrepâncias sempre que necessário, além de garantir a limpeza dos dados.
Forneça capacitação para a equipe do programa sobre como lidar com planos de aquisição e criar PRs.
Realizar com sucesso todo o processamento de compras e acompanhamento de bens e serviços solicitados para operações de resposta a emergências e desenvolvimento ou outras solicitações.
Realize transações transparentes, compras e entrega de bens e serviços dentro dos prazos de entrega previamente acordados e garanta que todas as compras sejam devidamente documentadas.

Suporte de gerenciamento de fornecedores

Melhorar e alargar a relação de trabalho com o fornecedor de acordo com as políticas da PIMz, as melhores práticas e as leis de Moçambique.
Com base em requisições anteriores, consumo real e demanda esperada de produtos específicos (como ferramentas, artigos de papelaria, materiais de visibilidade, acomodação, agências de viagens, etc.) bens, serviços e pronta entrega.
Pesquise e garanta que a base de fornecedores seja ampliada conforme necessário e oportunidades de descontos sejam acompanhadas.
Prevenir e resolver reclamações de clientes e disputas com fornecedores.
Crie e mantenha um banco de dados mestre de fornecedores ou fornecedores existentes e potenciais.
Conduza o desempenho do fornecedor e forneça recomendações sobre o envolvimento futuro do fornecedor.

Gestão de Contratos

Preparar e manter Banco de Dados de Contratos e acompanhar a renovação de contratos ou nova licitação e assessorar o gestor direto sobre as ações a serem realizadas em tempo hábil.
Preparar e manter arquivos de contratos para todos os contratos celebrados pela PI. Os arquivos de contratos devem estar completos e as informações adicionais atualizadas.
Prepare POs para contratos no SAP, garanta a liberação orçamentária e também acompanhe seu status.
Reconciliar registros e contas de contratos, ou seja, monitorar as despesas contratuais em relação ao orçamento e aos valores máximos contratuais.

Auditoria de processos de compras

Entre em contato com o departamento financeiro para garantir que todas as ações apropriadas (por exemplo, pagamento, cancelamento, etc.) sejam contabilizadas.
Certifique-se de que todos os adiantamentos do fornecedor sejam contabilizados em tempo hábil.
Auxiliar o gerente de linha direta na realização de pesquisas periódicas com os clientes para avaliar a satisfação e tomar as medidas corretivas apropriadas, conforme necessário.

Gestão de transporte e frota

Atribua e gerencie todos os veículos e motos de acordo com a política de gestão de frotas da PIMz.
Providenciar transporte dos fornecedores para o escritório/armazém, conforme necessário.
Verifique e assine a folha de registro de cada veículo todas as semanas, desenvolva um arquivo de histórico para cada veículo e motocicleta.
Acompanhe a manutenção, consumo de combustível, inspeção anual e renovação da apólice de seguro de cada veículo e informe ao CO.
Aprovar e assinar diário de bordo semanal/mensal, viagem e registros de combustível, monitora a utilização, manutenção e consumo de combustível para todos os veículos.
Análise do uso de CO e veículos de aluguel para tomada de decisão e manutenção de registros de motoristas de táxi selecionados.
Apoiar o projeto em amplas iniciativas de frota e rastreamento de todos os ativos do veículo no tracpoint.
Monitore o movimento do veículo e relate o uso indevido do veículo de acordo com a política de frota do PIMz.
Preparar e enviar o relatório da frota mensalmente ao gerente de linha direta.
Monitorar e revisar os relatórios semanais/mensais do veículo, diários de bordo, viagens e registros de combustível, utilização, manutenção e consumo de combustível, bem como realizar análises mensais de gastos com combustível e manutenção e tomar medidas oportunas e apropriadas para resolver anomalias.
Tome medidas para proteger a frota da Plan Mozambique em todos os momentos, garantindo que a cobertura do seguro esteja atualizada e os veículos estejam equipados com dispositivos de rastreamento.

Manipulação de estoque e armazenamento

Garantir que as áreas de armazenamento, instalações e equipamentos atendam aos requisitos e padrões mínimos.
Ser responsável por todo o gerenciamento de estoque, incluindo recebimento correto, movimentação e expedição, incluindo o uso de documentação correta, controle, monitoramento, verificações, etc.
Verificações periódicas de estoque e reconciliações, incluindo acompanhamento de discrepâncias.
Produza registros de estoque semanais/mensais para manter os usuários informados sobre recebimentos e status de estoque.
Produzir registros e relatórios de estoque de doadores, incluindo requisitos de fim de projeto.
Gerenciar registros de funcionários casuais.
Acompanhe os líderes do Programa nos planos de distribuição e garanta a liberação oportuna dos itens.
Gerenciar fornecedores de transporte, incluindo a coordenação com o oficial de compras e as equipes de campo para garantir um serviço de transporte eficiente.

Salvaguarda de Crianças e Jovens (Safeguarding) e Igualdade e Inclusão de Género (GEI)

Compreender e colocar em prática as responsabilidades das políticas de Salvaguarda e GEI e do Código de Conduta (CoC) da Plan International.
Assegurar que as políticas globais da Plan International para a Proteção de Crianças e Jovens e Igualdade e Inclusão de Gênero estejam totalmente incorporadas no trabalho diário.
Assegurar que a Plan Mozambique contribua para os esforços globais da Plan International para garantir a salvaguarda e GEI, incluindo a garantia de que são apresentados relatórios e dados relevantes.

Competências de Liderança

Corajosa em assumir a liderança, focada no propósito da Plan International e em fazer a contribuição mais efetiva dentro do meu próprio contexto de trabalho.
Comportar-se de acordo com nossos valores e práticas de salvaguarda, dentro e fora do trabalho.
Desafie as próprias atitudes, tendências e comportamentos inconscientes e fale quando virem algo errado, especialmente por aqueles que usam seu poder sobre os outros para criar medo ou abuso.
Compreender e aderir às políticas, processos, práticas e normas relevantes para o próprio trabalho e manter seus conhecimentos e habilidades atualizados.
Honesto e eficiente no uso dos recursos, inclusive do próprio tempo.
Responsabilizar-se pelo próprio desempenho e desenvolvimento: refletindo; buscar e ouvir feedback; aprender com os erros; encontrar pessoas ou recursos para ajudá-los a aprender.
Construtivo e otimista para enfrentar contratempos, desafios e mudanças, usando a própria iniciativa para analisar problemas e melhorar as coisas.
Bom jogador de equipe, comunicando-se de forma eficaz e sendo aberto e solidário com aqueles ao seu redor.

Competências de Gestão de Negócios

Entenda o contexto setorial relevante, incluindo como o setor opera em termos de financiamento e governança e consciência do propósito, valores e estratégia global da Plan.
Gerenciar riscos legais e reputacionais, incluindo avaliação de riscos, comunicação, gerenciamento de riscos e relatórios em total conformidade com os padrões relacionados a riscos, inclusive em áreas como Proteção e Salvaguarda de Crianças e Jovens, Igualdade e inclusão de gênero, Combate à Fraude, Segurança e Proteção.
Gerenciar atividades e recursos, incluindo habilidades em pensamento estratégico, planejamento e organização, planejamento e monitoramento financeiro, negociação e gerenciamento de programas e projetos.
Gerencie pessoas e informações, incluindo habilidades em avaliação e treinamento, gerenciamento baseado em evidências, habilidades de comunicação, fala e escrita e trabalho digital, incluindo habilidades digitais pessoais.

Requisitos de Qualificações e Experiência

Qualificações/Experiência Essencial

Graduação em Administração de Empresas ou Gestão ou Gestão de Compras e Suprimentos, ou Gestão da Cadeia de Suprimentos ou áreas afins.
Experiência de 3 (três) anos na área de Suprimentos e Logística.
Experiência em ambiente de ONU ou ONG envolvendo atividades de compras.
Experiência em compras de emergência é vantajosa.

Idiomas Necessários

Fluência em português e nível avançado de inglês são essenciais.
O conhecimento das línguas locais é desejável.

Somos abertos e responsáveis

Criamos um clima de confiança dentro e fora da organização sendo abertos, honestos e transparentes. Responsabilizamos a nós mesmos e aos outros pelas decisões que tomamos e por nosso impacto sobre os outros, enquanto fazemos o que dizemos que faremos.

Nós nos esforçamos para um impacto duradouro

Nós nos esforçamos para alcançar um impacto significativo e duradouro na vida de crianças e jovens e para garantir a igualdade para as meninas. Nós nos desafiamos a ser ousados, corajosos, receptivos, focados e inovadores.

Nós trabalhamos bem juntos

Temos sucesso trabalhando de forma eficaz com outras pessoas, dentro e fora da organização, incluindo nossos patrocinadores e doadores. Apoiamos ativamente nossos colegas, ajudando-os a atingir seus objetivos. Reunimo-nos para criar e implementar soluções nas nossas equipas, através da Plan International, com crianças, raparigas, jovens, comunidades e os nossos parceiros.

Somos inclusivos e empoderadores

Respeitamos todas as pessoas, valorizamos as diferenças e desafiamos a desigualdade em nossos programas e local de trabalho. Apoiamos crianças, meninas e jovens para aumentar sua confiança e mudar suas próprias vidas. Capacitamos nossa equipe para dar o melhor de si e desenvolver seu potencial.

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