ADPP Moçambique (Associação de Ajuda de Desenvolvimento de Povo para Povo) em Moçambique, pretende recrutar um/a Administrador/a para trabalhar no projecto Construindo um Futuro Azul para Ecossistemas e Pessoas na Costa Leste Africana – “Futuro Azul” baseado em Nacala.
Objectivo Geral:
- O objectivo do projecto é que até 2027 seja estabelecida uma nova Área de Protecção Marinha de uso sustentável de 1.000 km2 em Nampula que integre uma rede de áreas de pesca geridas pelas comunidades e optimizando a resiliência aos impactos das mudanças climáticas;
- A ADPP procura um/a Administrador/a, com alguma experiência para fazer parte da Equipe de projecto ADPP – Futuro Azul onde será responsável para assegurar a gestão administrativa e financeira do projecto.
Principais funções e responsabilidades
- Prestar apoio administrativo geral ao projecto;
- Manter registos de documentação do projecto incluindo detalhes dos bens do projecto, detalhes da equipa e contractos de consultoria;
- Manter detalhes necessários dos pagamentos relacionados ao projecto, suas datas de vencimento e garantir que são executados em tempo certo, de acordo com os contractos relevantes;
- Manter um registo actualizado dos bens fixos do projecto;
- Actualizar periodicamente o inventário dos bens e materiais do projecto, controlar a afectação dos equipamentos aos funcionários do projecto;
- Certificar-se que todos os bens (activos) pertencentes ao projecto são marcados para fins de identificação. A lista deve ser identificável no registo dos bens;
- Assegurar que todos os activos pertencentes ao projecto estão assegurados;
- Participar em encontros e reuniões relacionados com as questões financeiras e execução orçamental do projecto, sempre que for solicitado;
- Assegurar que todos os edifícios arrendados tenham contractos e garantir o pagamento da renda, impostos, água e energia em tempo previsto no acordo;
- Conhecer a periodicidade do pagamento de água, energia e outros encargos relacionados com os edifícios;
- Assegurar a disponibilidade de consumíveis nos escritórios;
- Estabelecer um sistema de compra e distribuição dos consumíveis do escritório;
- Controlo de expediente que entra e sai do projecto;
Recursos Humanos
- Elaborar relação nominal de todo o pessoal do projecto;
- Assegurar que todo o pessoal no projecto tem as suas tarefas e responsabilidade claramente definidas;
- Assegurar que todos os trabalhadores tenham os seus ordenados em tempo útil;
- Em coordenação com o Sector de Recursos Humanos, acompanhar todo o processo de pagamento de salários;
- Acautelar-se sobre assuntos de legalidade do pessoal (férias disciplinares, processos individuais, contratos de trabalho, etc.);
Transporte
- Estabelecer um Plano eficiente do uso da viatura;
- Introduzir o uso do Log book para o controlo dos movimentos da viatura;
- Assegurar uma manutenção regular e cuidadosa da viatura e o pagamento de todas as obrigações legais estabelecidas (seguro, manifesto, etc.);
- Definir plano de trabalho do motorista;
Logística
- Garantir melhor organização dos eventos realizados pelo projecto (seminários, treinamentos, alojamento, transporte e outros custos afins);
- Coordenar as aquisições de bens e serviços (assegurar tudo que tenha sido pago seja transportado e entregue no local desejado).
Contas Bancárias
- Assegurar que todos os cheques emitidos apresentam justificativos validamente correctos (Requisição, cópia do cheque, facturas e recibos ou VD, se for o caso);
- Assegurar o envio de todos os justificativos a Contabilidade, até ao dia 10 do mês seguinte.
Conta Caixa:
- Garantir que os resumos e declarações de caixa estão nos processos de contas;
- Conferir as entradas e saídas de caixa, cada semana;
- Fazer contagem física regular de caixa;
- Garantir boa qualidade da documentação justificativa enviada à Contabilidade;
Orçamento:
- Conhecer o orçamento do projecto incluindo dos distritos
- Conhecer a periodicidade de cada orçamento (nos distritos)
- Assegurar que os gastos efectuados estão em consonância com as linhas orçamentais
Despesas:
- Assegurar que as despesas efectuadas estão alinhadas com o orçamento do projecto e tem a devida autorização;
- Todas as despesas devem apresentar justificativos válidos e contabilisticamente aceites;
- Responsável por assegurar que os procedimentos financeiros da ADPP estão a ser utilizados de forma adequada;
- Assegurar que os gastos do projecto sejam adequadamente rastreados de acordo com o orçamento do projecto aprovado;
- Preparar, verificar e organizar, com a equipa de terreno, a documentação contabilística mensalmente e enviar atempadamente para a Sede, juntamente com todos os mapas financeiros relevantes, isso inclui:
- Requisições para despesas devidamente assinadas em todos os espaços;
- Recibos para suportar as despesas / gastos / incorridas;
- Relatórios de actividades;
- Lista de participantes, assinada pelos participantes em cada evento;
- Relatórios de viagens;
- Resumos de caixa e declarações devidamente revistos e assinados pelo caixa e líder do projecto;
- 3 Cotações e relatório do comité;
- Recibos de pagamento de INSS e IRPS;
- Verificar a qualidade de consistência da documentação enviados pelas equipas do terreno;
- Garantir a correcção ou conclusão de processos insuficientemente ou indevidamente documentados;
- Garantir a correcta codificação das despesas em função das rúbricas orçamentais do projecto;
- Apoiar na preparação dos relatórios mensais de execução orçamental internos e relatórios trimestrais para o financiador;
- Assegurar o controlo dos fluxos financeiros entre a ADPP e o projecto;
- Verificar os processos de procura e aquisição, em função das regras da ADPP e do doador, quer sejam realizadas na Sede ou no terreno;
- Reconciliar as evidências relacionadas ao uso de combustível, nomeadamente as requisições e recibos de abastecimento com os livros de bordo dos veículos;
- Verificar o controlo de pessoal com folhas de salários, e ajudar HR com a verificação dos processos individuais.
Requisitos
- Pelo menos cinco anos de experiência em gestão financeira de programas ou posições similares,
- Capacidade comprovada de administrar um programa incluindo a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros;
- Experiência de gestão financeira e controlo orçamental,
- Boa capacidade de relacionamento interpessoal, motivação e comunicação,
- Competências em Word, Excel, PowerPoint e Internet,
- Cuidadoso e atento aos detalhes,
- Capacidade de trabalhar em equipa ou de forma independente sob a direcção do supervisor,
- Boa organização e habilidades de gestão do tempo,
- Capacidade de trabalhar sob pressão e com múltiplos prazos,
- Pró-activo;
- Disponibilidade imediata.
Como se candidatar
Os candidatos interessados deverão enviar os seus CV, acompanhados da carta de manifestação de interesse e cópias dos certificados, para o e-mail adpp.recrutamento@adpp-mozambique.org ate ao dia 16 de Novembro de 2022 indicando no assunto do e-mail a posição a que se aplica