Descrição
Apresentação da Pathfinder
A Pathfinder International está empenhada em facilitar o acesso e melhorar a qualidade do planeamento familiar, saúde reprodutiva, aborto e serviços de cuidados de HIV e SIDA baseados na comunidade e unidades sanitárias. Em parceria com os governos do país de acolhimento e de organizações não-governamentais, formamos prestadores de cuidados de saúde baseada nos serviços de saúde para melhorar a qualidade e a variedade das suas competências técnicas e de aconselhamento. Serviços baseados nas facilidades de saúde são melhorados através do fornecimento de equipamentos e renovação das instalações. Mobilizamos as comunidades para advogar pela qualidade dos serviços e melhorar o acesso através de voluntários formados baseados na comunidade. A Pathfinder fortalece o acesso dos jovens a cuidados de saúde através da criação de serviços amigos de adolescentes e jovens e da formação de educadores de pares para promovê-los. Em cada projecto, a Pathfinder trabalha com os nossos parceiros para melhorar a sua capacidade de gestão e de implementação de programas. Em todos os nossos programas, a Pathfinder esforça-se para capacitar mulheres, homens, adolescentes e comunidades para fazer escolhas e criar ambientes propícios a comportamentos reprodutivos saudáveis.
Objectivo da Posição
Esta posição apoia a equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.
Principais Responsabilidades
Gestão de Eventos/Actividades/Viagens
- Gere e coordena eventos especiais como reuniões semanais/mensais de departamento e a nível da instituição e Organiza toda a logística necessária para cobertura do evento;
- Recebe, regista e submete TAFs ao departamento Financeiro e organiza a logística necessária para as viagens;
- Em coordenação com a recepção mantém o quadro de viagens e visitas actualizado assim como a gestão dos motoristas.
Gestão de Escritório
- Coordena e supervisiona a limpeza geral do escritório, assegurando que esteja sempre limpo;
- Assistência e trabalho em colaboração e eficaz com o Gestor do Escritório e outros membros da Equipa de Administração, prestando apoio de alto nível em numerosas questões;
- Supervisiona a copa e assegura que os insumos necessários estejam sempre disponíveis em coordenação com a administração e as assistentes;
- Faz a supervisão do inventário da cozinha;
- Controla os contratos de telefone e o mapa mensal de atribuição de créditos;
- Faz a Gestão de gastos fixos (água da FIPAG e água para consumo, luz, telefone incluindo contrato de jardinagem e prestação de serviços de taxi);
- Assegurar todas as medidas de prevenção da COVID 19 no escritório.
Procurement
- Mantém a base de dados dos fornecedores actualizada,
- Faz tracking de requisição desde a submissão até ao pagamento.
- Verifica as requisições.
- Recebe, revê e regista as requisições.
- Garante a submissão atempada de processos ao pagamento.
- Apoia a elaborar processos de Micro compras;
- Apoia na preparação de Ordens de Compra/Serviços;
- Apoia na recepção de Material, e armazenamento;
- Faz gestão do economato.
Outros
- Elaboração de processos de combustível;
- Revisão e manutenção de motorizadas;
- Gestão do activo fixo;
- Executa qualquer outra função atribuídas pelo Oficial de Procurement.
Requisitos Básicos
- Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente;
- Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
- Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
- Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel;
- Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.
Os candidatos interessados devem submeter as candidaturas através do seguinte link: https://recruiting.ultipro.com/PAT1012PATH/JobBoard/39cd1fd5-010e-4cba-b70e-a30ea3163220/OpportunityDetail?opportunityId=675a8348-df6a-4666-b0c8-0cb43de02480