Vaga para Assistente Administrativo

 

Vaga para Assistente Administrativo

Descrição da Vaga

A AssociaçÃo ELOS pretende contratar um Assistente de Administrativo para Tete.


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Propósito: O Assistente Administrativo é responsável por fornecer apoio administrativo aos escritórios para garantir bom funcionamento dos mesmos. Isso inclui fornecer apoio administrativo para os visitantes ou consultores. Ajudar com a manutenção de activos, gerenciamento de petty cash de escritório e pedindo para suprimentos equipamentos necessários para o escritório. Irá trabalhar em estreita colaboração com o Gestor de Escritório, para assegurar funções administrativas são implementadas e proactivamente identificar lacunas e fazer sugestões de melhoria.

Posição reporta a: Gestora de Escritório

Responsabilidades:

  • Fornecer apoio administrativo / escritório, resolver problemas de rotina e garantir o bom funcionamento do escritório;
  • Ajudar com as funções de compras, conforme necessário.
  • Assegurar a manutenção adequada da fotocopiadora e fornecimento de toner.
  • Assegurar a manutenção adequada da máquina de escritório de ligação, bem como por exemplo, outros equipamentos de treinamento;
  • Assegurar pela manutenção actualizada de sistemas / registos, incluindo todos os registros de itens em estoque, enviados, recebidos, emprestado ou devolvido e manter um registo actualizado de todos os estoques.
  • Auxiliar na marcação de todos os activos do escritório
  • Auxiliar na verificação física de inventário, e estoques e activos de escritório;
  • Fornecer orientação regular / feedback para o Pessoal na rotina de escritório
  • Envio de faxes em questões relacionadas com o trabalho de escritório;
  • Distribuição de expedientes/correspondência para o pessoal respectivo;
  • Pagamentos de impostos (INSS, IRPS, veículos), contas (rendas, luz, água, telefone e internet) e seguro dos trabalhadores e veículos da organização, conforme necessário;
  • Garante a operação eficiente do sistema de planeamento de viagens do pessoal;
  • Responsável pela logística com hotéis, serviços de rentcar, reservas e compras de bilhetes de viagem, obtenção de seguros de viagem, prestar serviço ao pessoal da organização e parceiros, como também pela resolução de quaisquer problemas de viagem;
  • Responsável pela negociação de bons preços de serviços e pela criação de uma lista de contacto de fornecedores de serviços (Hotelaria, rent-car; agências de viagem)
  • Responsável pela actualização do plano de actividades semanal (viagens, formações, etc)
  • Rever e verificar facturas relacionadas com acomodação, rent-car e viagens antes de encaminhar ao Departamento de Finanças para o pagamento; e
  • Assegura a obtenção de visto e pedido de passaporte e requisitos, relocação de pessoal e planejamento de convenções;
  • Coordena a recepção de encomendas de material de escritório do escritório de Maputo ou outras províncias;
  • Gestão e Controle de petty cash.

Qualificações e Requesitos:

  • Nivel mínimo – 12º Classe;
  • Mínimo de 2 anos de experiência na área de administração;
  • Fluência verbal e escrita em Português;
  • Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
  • Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
  • Capacidade para trabalhar com autonomia e responsabilidade;
  • Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir efectivamente situações de pressão.
  • Resolução de problemas e habilidades de pensamento criativo;
  • Proficiência em Inglês e Português (falado e escrito);
  • Alta capacidade analítica e de resolução de problemas.

Como se candidatar?

Os candidatos interessados deverão apresentar uma carta de apresentação juntamente com o “Curriculum Vitae” detalhando as experiências relevantes e referências que possam ser enviadas para o seguinte email recrutamento@elos.org.mz e indique o assunto e o local: “Assistente Administrativo – Tete”.

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 22 de janeiro de 2024.

N.B: Somente os candidatos selecionados para entrevista serão contactados.

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