Relações hierárquicas: O/A Administrador/a Nacional da medicusmundi Moçambique responde hierarquicamente perante o/a Director/a de País e será supervisionada pelo Departamento de Projectos da Sede (Área Administrativa-Financeira), com o qual deve manter contacto regular.
Local de Trabalho: Cidade de Maputo, com deslocações pontuais a outras províncias, sempre que necessário.
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PRINCIPAL OBJECTIVO DO POSTO:
- Responsável dos procedimentos administrativos e contabilísticos da organização;
- Responsável pela administração dos projectos implementados pelo Escritório de Representação e Coordenação de País (ERCP), em Maputo;
- Gestão da tesouraria do ERCP, encarregando-se também pela manutenção da tesouraria dos projectos;
- Responsável final do pessoal afecto ao Departamento de Administração e das tarefas realizadas por estes/estas.
- Responsável dos recursos humanos contratados pelo ERCP, e da supervisão dos processos de contratação dos projectos em Moçambique (contratação, acompanhamento, processos disciplinares, etc.);
- Responsável pela verificação, controlo e seguimento dos aspectos administrativos/contabilísticos internos, da normativa dos financiadores, dos projectos nesta matéria;
- Responsável dos aspectos administrativos e financeiros no processo de elaboração de novos projectos.
- Responsável por representar a organização em encontros institucionais, em caso de ausência do(a) Director/a de País e/ou segundo instruções dadas pelo Departamento de Projectos da Sede / Área Administrativa-Financeira.
PRINCIPAIS FUNÇÕES:
A) PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS GERAIS
- Compilar, propor, actualizar e difundir os procedimentos da organização: Manual de Procedimentos Administrativos (MPA), e outros regulamentos internos de interesse para a organização;
- Resgatar e difundir as normativas em vigor no país e de interesse da organização;
- Realizar os manuais de justificação financeira para as organizações receptoras de fundos da organização;
- Actualizar, de forma periódica, os preçários das principais entidades bancárias da praça;
- Responsável final pela gestão do património afecto ao ERCP, incluindo a identificação de necessidades de adquisição de equipamentos, culminando com a solicitação da autorização para
- aquisição junto da Sede (para esta tarefa deverá coordenar-se com o Logístico Nacional);
- Assegurar o status legal da organização, gerindo os processos legais e de foro jurídico, mediante assessoria legal, sempre e quando necessário, partilhando o respectivo diário de seguimento do processo;
- Mandar emitir e revogar procurações dos membros da organização indigitados pela Sede da organização em Espanha;
- Manter a guarda e em segurança os documentos importantes e sigilosos da organização.
- Consolidar e promover o conhecimento e manutenção de todo o pessoal administrativo nas ferramentas informáticas necessárias em cada um dos postos de trabalho.
- Promover e actualizar os mecanismos e procedimentos de trabalho para agiliza-los e adapta-los as mudanças do contexto.
- Promover as mudanças necessárias ao nível de pessoal e de procedimentos de trabalho que assegurem o correcto seguimento administrativo e contabilístico dos projectos.
- Facilitar ao/à Director/a de País e/ou à Sede qualquer informação ou documentação necessária para a área administrativa/contabilística.
- Informar ao/à Director/a de País e ao/à Contabilista (durante o período de férias) da situação dos processos administrativos em curso através da realização do memorandum de férias.
- De forma geral, apoiar em todas as actividades, não identificadas previamente, consideradas oportunas para os objectivos da organização no país, identificadas pelo/a Director/a de País ou pelo Departamento de Projectos da Sede.
B) ADMINISTRAÇÃO DOS PROJECTOS IMPLEMENTADOS PELO ERCP
- Responsável por todo o processo administrativo e contabilístico dos projectos adscritos ao ERCP, para que os mesmos cumpram com a normativa interna e a normativa dos diferentes financiadores.
- Realizar o seguimento financeiro dos projectos, e da distribuição das despesas de funcionamento entre os mesmos;
- Alertar o Departamento de Projectos da Sede (Área Administrativa-Financeira), caso se detecte alguma irregularidade no seguimento financeiro, propondo emendas;
- Realizar a Planificação Trimestral Financeira (PTF), com apoio dos sectores que compõem o ERCP, dentro de um plano de trabalho pré-estabelecido desta equipa;
- Compilar, organizar e enviar à Sede as FFVV administrativas dos projectos adscritos ao ERCP;
- Elaborar os contratos de fornecimento de serviços no âmbito do ERCP;
- Responsável das auditorias contratadas localmente para os Projectos, tendo em conta os requisitos exigidos de cada financiador, seja local ou estrangeiro;
- Facilitar a informação e documentação solicitada pela Sede no caso das auditorias contratadas fora de Moçambique.
- Verificar que os processos de contas das organizações receptoras de fundos da organização cumprem com a normativa interna da organização assim como a normativa do financiador, visando a posterior autorização de alocação para fundos/transferência;
- Manter contactos e encontros regulares com os gestores das organizações beneficiárias de fundos, para o correcto seguimento das justificações das despesas dos respectivos processos de contas;
- Elaborar e enviar para Sede os mapas de variações das taxas de câmbio (TC) dos projectos implementados no País;
- Realizar o seguimento da recepção de fundos da Sede, resultante das PTF no geral;
- Canalizar os fundos, para os diferentes projectos implementados no País, de acordo com as necessidades e requisições por estes realizados.
C) GESTÃO DA TESOURARIA
- Abrir as contas bancárias dos projectos de medicusmundi em Moçambique;
- Requisitar livros e emitir cheques para pagamento dos valores depositados nas contas bancárias sedeadas no ERCP, incluindo às dos projectos localizados em outras províncias;
- Administrar a tesouraria, mantendo à guarda valores dos projectos afectos ao ERCP;
- Canalizar fundos para a tesouraria dos projectos implementados em outras províncias, considerado o ERCP um centro custo adicional;
- Incluir/excluir, sob autorização prévia do/da Director/a de País, os/as assinantes das contas bancárias dos projectos implementados no País;
- Ser co-assinante das contas bancárias dos Projectos implementados pelo ERCP, mediante poderes emitidos pela Assembleia Geral da organização em Espanha notarialmente autenticados e reconhecidos;
- Realizar pagamentos aos diferentes fornecedores, parceiros, serviços, colaboradores e trabalhadores;
- Realizar a conferência e verificação das despesas (saldo ZERO), semanalmente, junto do sector logístico;
- Realizar a conferência mensal da Tesouraria, conciliando com o fecho mensal da contabilidade;
- Manter contactos e encontros com os gestores das contas bancárias do ERCP.
D) SEGUIMENTO E APOIO TÉCNICO AO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO
- Zelar pela correcta realização dos procedimentos administrativos do Departamento de Administração, segundo a normativa interna e a normativa do(s) financiador(es).
- Verificar e assinar o fecho da Contabilidade (mensalmente), dos projectos implementados pelo ERCP, mediante revisão dos documentos integrantes do processo;
- Supervisionar e apoiar os processos gerados pelo sector logístico;
- Realizar encontros quinzenais junto da equipa afecta ao departamento da Administração;
- Verificar e supervisionar o inventário dos bens do ERCP, realizado pelo sector Logístico.
E) NO ÂMBITO DOS RECURSOS HUMANOS
- Responsável pelo processo de contratação do pessoal em Maputo, mediante a difusão prévia da oferta. Participar no processo de entrevistas, selecção e recrutamento, em colaboração com os membros da equipa indicado em cada selecção, e consequente preparação do contrato de trabalho;
- Apoiar o processo de contratação do pessoal do resto de intervenções;
- Responsável da selecção do tipo de contrato a ser realizado para cada trabalhador/a, realizando propostas e informando o/a Director de País e a Sede das características das mesmas.
- Organização e arquivo do Processo Individual dos/das trabalhadores/as afectos/as ao ERCP, e supervisão dos processos dos trabalhadores afectos a outros projectos;
- Velar pelo correcto cumprimento dos regulamentos internos da organização, encaminhando para análise do superior hierárquico, qualquer irregularidade detectada e propondo a aplicação da respectiva medida disciplinar;
- Realizar os processos e acções disciplinares e consequente aplicação de medidas e sanções disciplinares dos trabalhadores contratados pelo ERCP, supervisando e apoiando nos disciplinares gerados pelos projectos alocados em outras províncias;
- Elaborar um plano de formação contínua para o departamento, assegurando o seu acompanhamento e implementação;
- Elaborar, difundir e actualizar, sempre que necessário, o cronograma anual de férias do pessoal afecto ao ERCP. Também supervisionará os calendários que sejam elaborados no quadro do resto de intervenções;
- Monitorizar o livro de presenças e de horas extraordinárias do ERCP;
- Monitorizar os pedidos de férias, dispensas, atrasos e ausência do pessoal afecto ao ERCP e relacionado, informando ao superior hierárquico, para verificação e autorização, caso proceda;
- Realizar as avaliações de desempenho anual do pessoal do departamento de Administração em Maputo de acordo com os seus TDR e participar nas avaliações de desempenho anual do pessoal administrativo e dos Coordenadores dos projectos.
- Participar na avaliação de desempenho anual do pessoal técnico do ERCP, no tocante aos aspectos de gestão de RH;
- Analisar e autorizar, junto do superior hierárquico, os pedidos de empréstimo do pessoal do ERCP e posterior seguimento dos reembolsos devidos;
- Gerir o pacote de Seguro de Saúde dos trabalhadores, no geral;
- Responsável pelos processos de contratação de trabalhadores/s estrangeiros/as.
F) SEGUIMENTO PROJECTOS IMPLEMENTADOS NOUTRAS PROVÍNCIAS
- Realizar viagens de seguimento dos projectos implementados noutras províncias, para supervisão e monitoria na aplicação dos procedimentos internos da organização e a normativa do financiador entre outros relacionados com a execução e seguimento dos projectos. O número de viagens a cada projecto dependerá da necessidade premente;
- Rever os contratos de prestação de serviços elaborados localmente pelos Projectos;
- Realizar encontros com os trabalhadores afectos a estes projectos (por skype ou em presença, dependendo da necessidade de momento), para seguimento e esclarecimentos dos diferentes procedimentos e normas em vigor na organização e sobre a normativa dos diferentes financiadores;
- Rever os procedimentos aplicados na contratação dos RH, acções logísticas e processos levados à cabo pela contabilidade do projecto mediante a verificação e conferência da Tesouraria do projecto e do apuramento do estado dos empréstimos e adiantamentos, durante o período da visita de seguimento ao (s) projecto (s);
- Manter encontros necessários com as instituições bancárias e instituições parceiras receptoras de fundos da organização, sempre que se mostre necessário;
- Apoiar os/as administradores/as e/ou coordenadores/as dos projectos na realização do seguimento orçamental dos mesmos, alertando de qualquer irregularidade ou desvio significativo detectados, tanto ao terreno como à Sede.
G) APOIO NA ELABORAÇÃO DE PROJECTOS
- Apoiar na elaboração de novos projectos da organização;
- Realizar os orçamentos para as novas propostas e todas as tarefas administrativas relacionadas com este processo (coordenando quando seja necessário com o Departamento Logístico, etc.) segundo a normativa da organização e de cada financiador.
H) PARTICIPAÇÃO EM FÓRUNS E OUTROS EVENTOS DE CARÁCTER INSTITUCIONAL
- Promover e participar nos encontros do grupo de Trabalho de Administração e Recursos Humanos das organizações internacionais;\Em caso de ausência, e tendo sido solicitado/a pelo/a Director/a de País, participará em encontros de carácter institucional (não técnico).
FUNÇÕES COMUNS:
- Participar na planificação de actividades trimestrais (PTT) do ERCP, com base no relatório trimestral, considerando o calendário anunciado no documento do projecto e o estado de implementação do projecto no momento da elaboração do plano de actividades;
- Participar nos encontros de coordenação semanal da equipa do ERCP, e nos encontros com a Administradora de Sede e colaborar na realização das sínteses dos mesmos.
- Participar nos encontros quinzenais com a superior hierárquica, para seguimento de processos internos;
- Realizar, com base nas actividades desenvolvidas, os relatórios mensais segundo o modelo em vigor;
- Assegurar a correcta compilação e organização das fontes de verificação (F.V.) administrativas e necessárias e remetendo ao cuidado do Departamento de Projectos da Sede (Área AdministrativaFinanceira), para a devida justificação dos relatórios do financiador.
- Efectuar as cópias de segurança semanais, para assegurar que o trabalho diário esteja salvaguardado no dispositivo disponível na organização;
- Responsável do briefing de âmbito de administração;
- Propor e participar na actualização de ferramentas úteis para o funcionamento administrativo, seja para a actualização de ferramentas específicas e no geral da organização (MPA);
- Partilhar as imagens (fotos e filmagens) possivelmente captadas, nos eventos e de interesse para a organização, no decurso da(s) jornada(s) de trabalho;
- Fazer o correcto uso das ferramentas, instrumentos e materiais de trabalho à sua responsabilidade, com zelo e segurança necessárias.
PERFIL EXIGIDO:
- Perfil académico e profissional
- Curso superior nas áreas de Gestão financeira, Contabilidade ou de Ciências Sociais;
- Formação adicional ou experiência de trabalho comprovada em qualquer das áreas anteriormente indicadas;
- Experiência profissional comprovada, pelo menos, 8 anos nas áreas de trabalho requeridas;
- Flexibilidade e rapidez;
- Iniciativa;
- Responsabilidade, idoneidade e comprometimento com a organização;
- Forte conhecimento em práticas de auditoria de projectos;
- Conhecimentos de informática (Word, Excel, internet, programas de contabilidade);
- Conhecimento do pacote contabilístico “SAGA”
- Capacidade de trabalhar em equipa multidisciplinar e situações adversas;
- Fluente em Português, com boa expressão oral e escrita;
- Bons conhecimentos de Inglês e Espanhol constituem uma vantagem;
- Conhecimento e reconhecimento dos princípios de trabalho da medicusmundi ou similares;
- Capacidade de estabelecer boas relações com os colegas.
COMPETÊNCIAS
- Orientação à qualidade e resultados.
- Capacidade de trabalho em equipa.
- Flexibilidade e capacidade de adaptação.
- Capacidade de resposta rápida e imediata segundo necessidades.
- Compromisso e identificação com os princípios da medicusmundi.
- Capacidade de gestão de stress e trabalho sob pressão.
- Excelente capacidade de construção e manutenção de networking.
REMUNERAÇÃO E CONDIÇÕES DE TRABALHO
- Contrato de trabalho com a duração de 1 ano (12 meses) e Segurança Social incluída, com a possibilidade de renovação de mesmo.
- Condições salariais de acordo com a categoria de ADMINISTRADOR/A DE NACIONAL.
- Compromisso mínimo: 1 ano
- Incorporação: Agosto de 2023
INFORMAÇÃO ADICIONAL:
A medicusmundi encoraja fortemente a candidatura de mulheres a esta vaga.
FORMAS DE SUBMISSÃO DE CANDIDATURAS
As candidaturas (carta de motivação e CV em língua portuguesa, constando no mínimo 3 referências de postos anteriores), com o assunto “Administrador/a Nacional MM”, devem ser remetidas até ao dia 16/07/2023 às 23:59, através dos seguintes endereços electrónicos:• representacion.maputo@medicusmundi.es
priscila.obama@medicusmundi.es