Vaga Para Assistente de Programa (m/f)

 

Vaga Para Assistente de Programa (m/f)

Contexto organizacional do trabalho:

O Perfil de Cargo Genérico para o Assistente de Programa no nível G-5 deve ser usado em um escritório da OMS, em uma das seções do programa.

Este GJP abrange uma ampla gama de funções, no entanto, dependendo do contexto, o titular pode se concentrar em todas, algumas ou apenas uma ou duas áreas com grande profundidade. Além disso, pode haver funções adicionais não mencionadas no GJP. Se for esse o caso, isso pode ficar claro em planos de trabalho e/ou planos de desempenho individuais.

 

 Objetivo para o trabalho:

Sob a supervisão e orientação do supervisor, o assistente do programa apoia a(s) respectiva(s) secção(ões) realizando uma série de tarefas processuais, administrativas e operacionais, para ajudar a desenvolver, implementar e monitorizar o seu programa nacional, garantindo uma entrega atempada e eficaz que seja consistente com as regras e regulamentos da OMS.

 

Resumo das principais funções/responsabilidades:

  • Facilitar o processamento de contratos para consultores, fornecedores e parceiros externos que apoiam o escritório na entrega do programa. Isso inclui preparar e arquivar documentos, preencher os formulários e modelos necessários, carregar os TORs no VISION e fazer os arranjos logísticos necessários. Mantém as listas de fornecedores, parceiros e listas de consultores atualizadas.
  • Coleta de faturas e arquivamento de documentos para aprovação e posterior processamento em GSM.
  • Preparar e manter registros, documentos e planos de controle para o monitoramento da implementação do projeto/programa e das despesas financeiras.
  • Apoiar a gestão de material administrativo e equipamento de escritório.
  • Manter a agenda do escritório e marcar reuniões. Fazer atas de reuniões e manter a correspondência da equipe bem organizada.
  • Fornecer assistência de viagem aos membros da equipe na seção para organização de viagens e direitos com base nas regras e políticas da organização.
  • Estabelecer contato com pontos focais de viagens relevantes para garantir que a organização obtenha o melhor serviço e preço para todas as viagens.
  • Manter e atualizar um sistema que monitore a ausência de funcionários.
  • Preparar e manter registros relativos ao planejamento e desenvolvimento do programa para sua respectiva seção.
  • Realizar transações em GSM garantindo que os resultados do programa, atividades e codificação do programa estejam de acordo com o Plano Nacional de Vacinação de Implantação (NDVP), e faça alterações e alterações de acordo com as revisões da seção, quando necessário.
  • Apoiar atividades de desenvolvimento de capacidade, reuniões e conferências, fazendo os arranjos logísticos, através do envolvimento com facilitadores, fornecedores e anfitriões;
  • Organização de horários através da ligação com os participantes sobre disponibilidade;
  • Ligação com pontos focais de orçamento e seção sobre custos e necessidades; e preparar materiais de apoio para os participantes.

 

Impacto dos resultados

  • Ele/ela apoia a seção na compilação e coordenação dos principais produtos de trabalho, garantindo que os prazos sejam cumpridos e que as regras e procedimentos estabelecidos sejam seguidos.
  • O apoio fornecido pelo assistente de programa, portanto, cria a plataforma administrativa mais forte possível a partir da qual o programa do país pode ser executado.
  • Os principais resultados têm impacto no desempenho geral da representação no país e no sucesso na implementação das atividades do projeto/programa.

 

Valores fundamentais

  •  Cuidado
  •  Respeito
  •  Integridade
  •  Confiar
  •  Responsabilidade

 

 Competências essenciais

  •  Comunicação (I)
  •  Trabalhando com pessoas (II)
  •  Conduzir para resultados (I)

 Competências Funcionais:

  •  Análise (I)
  •  Aprendizagem e Pesquisa (I)
  •  Planejamento e organização (I)
  •  Seguir as Instruções e Procedimentos (I)

 Educação:

É exigida a conclusão do ensino médio, preferencialmente complementado por cursos técnicos ou universitários relacionados ao trabalho da organização.

 

 Experiência

É necessário um mínimo de cinco anos de experiência de trabalho administrativo ou de escritório progressivamente responsável.

 

 Requisitos do idioma:

Necessário fluência em inglês. O conhecimento de outro idioma oficial da ONU ou do idioma local do posto de trabalho é considerado uma vantagem.

Validade: 22 de Novembro de 2022

Postagem Anterior Próxima Postagem